使生活井井有條
作者 Peter Switzer

您的條理性如何？處理各種文件是否令您身心疲憊？電話無休止的響起（在現在這種艱難時勢下，這倒是件好事！）？電子郵件如潮水般湧來？是否覺得每天時間總是不夠，無法按時完成工作？大多數人都知道他們必須做事有條理，但唯一的阻礙是他們不知道方法。

我們大部份人在業務上都缺乏時間。關照客戶和員工、處理稅務和員工賠償保險等政府機構的繁瑣程序等等，使真正用在業務上的時間一減再減。再加上家庭責任，我們的時間銀行帳戶被嚴重透支。

管理好時間不僅是為了使作為企業擁有者/管理者的您找到鬆弛的空間，而是為了高效率的完成工作、提高您自身的生產力，並且減少錯誤和代價高昂的意外事件。這會使您的企業看起來更專業，在工作場所中創造更多的確定性，員工也就更開心。以下是一些組織技巧，給需要增加條理性的企業擁有者參考：

寫下來

每天記下您的預約和需要完成的事項。最重要的是跟進您的承諾。這就是大多數人過度承諾但卻無法實現的原因。他們沒有寫下自己的承諾以及何時會實現。

建立檔案系統

將您的紙本和電子檔案有邏輯地分類：客戶、供應商、銀行、租約、保險、員工、稅務等等。

計畫時間來發展業務

每週都留出特定時間檢討您未來的策略和計畫。

走在前沿

接受新思想。閱讀、聆聽以及參加能發展您的個性和專業的研討會。

照顧您的團隊

每天或每週召開團隊會議。回顧過去，討論未來。員工是您的首要資產，應該定期與他們溝通並聽取意見，經常認可並獎勵他們，讓他們去參加研討會來提高他們的技能。如果您照顧自己的員工，他們會照顧您的業務、您的客戶和顧客。

學會說“不”

要顯著提高您的生產力，完成更多想要完成的事務，那麼在您不能、不願意或沒空完成別人的要求時，您必須態度堅決地讓他們知道。如果您一直對每個人的請求來者不拒，您將永遠沒有時間完成您真正需要做的事情。

指派或委外

有沒有辦法將任務指派給適合的人選？許多辦公室和家庭辦公的工作者將大量時間花在繁瑣的秘書工作中，但受過專門訓練的人員可能只需要四分之一的時間即可完成這類工作。可以考慮利用兼職人員或虛擬助理。

避免不必要的會議

同意參加一個會議前，檢查您是否真的需要在場。或許一個電話或電子郵件同樣有效。

準備檢查清單

所有需要定期進行並且涉及大量事項或步驟的工作都需要檢查清單。檢查清單就是需要遵從以達到預期目標的事項/步驟/過程的簡單列表。比如，銷售人員可以準備一個每次出行訪客需要帶備的項目列表：日記、客戶檔案、產品列表、訂購表格、產品等。

許多企業擁有者發現記錄幾周內的每天工作時間非常有用，可以幫助他們瞭解自己的時間被怎樣利用或濫用。
一旦瞭解自己怎樣使用時間，便開始設計一個時間計畫，留出更多時間用在那些可以帶來最高回報的活動上。

一些高層管理者實際上故意騰出一整天的時間，不接個人助理以外人員的電話，將這段時間用於視察分公司，與前線工作人員交談。另一些則畫出時間用於電子郵件、打電話、召開面對面的會議。整體目標是最好地利用您寶貴的時間資源。

您可能會覺得有些技巧非常基本，的確是這樣。但如果我們想要走在前沿，必須做到這些基本要求。如果您覺得很難令自己做到有條理，那麼您的首要目標是付錢請人幫您。即使您現在無法支付這種費用，仍可以寫下您準備請人幫忙的日期 – 為了長期的可持續發展，您必須做到有組織有條理。

做到有條理的快捷提示
1. 首先照顧好自己
2. 清理雜亂局面
3. 有一個支持性的工作環境
4. 使用日記或電子記事本
5. 建立有邏輯的檔案系統
6. 計畫時間來發展業務
7. 記住要走在前沿
8. 照顧您的團隊
9. 指派或委外
10. 學會說“不”
11. 避免不必要的會議
12. 準備檢查清單